Relatiegeschenk voor personeel: wat is fiscaal slim in 2026?

Een geschenk voor je personeel valt in 2026 meestal onder de werkkostenregeling. Blijf je binnen de vrije ruimte, 2% van de fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% daarboven, dan betaal je er geen loonheffing over. Een relatiegeschenk voor klanten valt niet onder de werkkostenregeling; daar draait het vooral om de btw. Voor beide geldt een btw-drempel van € 227 exclusief btw per ontvanger per jaar. Dit artikel is algemene informatie, geen persoonlijk fiscaal advies.

We leggen uit hoe de regels in elkaar zitten, met een rekenvoorbeeld voor 25 padelrackets met logo, en wat je praktisch kunt doen om het netjes te regelen. De bedragen komen van de Belastingdienst en zijn gecontroleerd op 26 september 2026; de bronnen staan onderaan. Twijfel je over jouw situatie, leg het dan voor aan je boekhouder. De regels in dit artikel gelden in Nederland. In België gelden andere regels.

Personeel of relatie: waarom het verschil ertoe doet

Fiscaal zijn een geschenk voor een medewerker en een geschenk voor een klant twee verschillende dingen. Voor een medewerker is een geschenk loon in natura. Daarvoor is er de werkkostenregeling, met een vrij bedrag voor het hele bedrijf. Voor een klant of zakenpartner is een geschenk een zakelijke uitgave. Daar speelt geen loonheffing, maar wel de vraag of je de btw mag aftrekken.

scroll

De werkkostenregeling in het kort

Met de werkkostenregeling mag je als werkgever een deel van de loonsom onbelast besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor je personeel. Dat deel heet de vrije ruimte. Een kerstpakket, een cadeau bij een jubileum of een padelracket met het bedrijfslogo kan daarin vallen. Voorwaarde is dat je het geschenk in je loonadministratie aanwijst als eindheffingsloon. Doe je dat niet, dan is het gewoon loon van de medewerker, met loonheffing op zijn of haar loonstrook.

De vrije ruimte in 2026

In 2026 is de vrije ruimte 2% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000, en 1,18% over het deel daarboven. Een bedrijf met een fiscale loonsom van € 250.000 heeft dus € 5.000 vrije ruimte. Bij een loonsom van € 600.000 is het € 8.000 over de eerste € 400.000 plus € 2.360 over de rest, samen € 10.360. De vrije ruimte geldt voor het hele jaar en voor alles wat je in de vrije ruimte onderbrengt, niet alleen voor geschenken.

Wat als je erover gaat

Ga je in een jaar over de vrije ruimte heen, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag erboven. De medewerker merkt daar niets van; de kosten zijn voor het bedrijf. Een geschenk van € 100 dat net buiten de vrije ruimte valt, kost je dan dus € 180. Daarom is het slim om vóór de laatste maanden van het jaar te kijken hoeveel vrije ruimte er nog over is.

De gebruikelijkheidstoets

Wat je in de vrije ruimte stopt, moet gebruikelijk zijn. De Belastingdienst vindt tot € 2.400 per medewerker per jaar in elk geval gebruikelijk. Een padelracket als geschenk blijft daar ruim onder. Pas als één medewerker veel meer krijgt dan de rest, of veel meer dan in vergelijkbare bedrijven, wordt die toets een punt om met je boekhouder te bespreken.

Welke waarde telt

Voor de werkkostenregeling telt de factuurwaarde inclusief btw. Ook als je bedrijf de btw terugvraagt, reken je voor de vrije ruimte dus met het bedrag inclusief btw.

Rekenvoorbeeld: 25 padelrackets als personeelscadeau

Stel: je geeft 25 medewerkers een MerchPadel 3K met het bedrijfslogo. Bij 25 stuks kost een racket € 99,00 inclusief btw, samen € 2.475,00. Voor de vrije ruimte telt dat bedrag inclusief btw. Heeft je bedrijf een fiscale loonsom van € 250.000 en is er van de € 5.000 vrije ruimte nog genoeg over, dan valt het geschenk erbinnen en betaal je geen loonheffing.

Voor de btw kijk je per medewerker. Eén racket kost € 81,82 exclusief btw. Dat ligt onder de drempel van € 227 exclusief btw per ontvanger per jaar. Geef je dezelfde medewerker in datzelfde jaar ook een kerstpakket, een uitje of andere personeelsvoorzieningen, dan tellen die mee. Zolang het totaal per medewerker onder de € 227 blijft, mag je de btw in principe aftrekken. Meer bedragen per aantal staan in wat kost een padelracket met je bedrijfslogo.

Btw bij geschenken aan personeel en relaties

Voor de btw geldt het Besluit uitsluiting aftrek, kortweg BUA. Geef je aan één persoon in een boekjaar voor meer dan € 227 exclusief btw aan geschenken of personeelsvoorzieningen, dan mag je de btw daarop niet aftrekken. Heb je die btw eerder in het jaar al afgetrokken, dan corrigeer je dat in de laatste btw-aangifte van het jaar. De drempel geldt per ontvanger, niet per geschenk.

Er is een belangrijke uitzondering. Geef je een relatiegeschenk aan een ondernemer die de btw zelf volledig had mogen aftrekken als hij het geschenk had gekocht, dan geldt de BUA niet. Voor veel zakelijke relaties die btw-ondernemer zijn, is de drempel dus niet van toepassing. Voor medewerkers, particulieren en organisaties zonder volledige btw-aftrek, zoals veel verenigingen en stichtingen, wel.

Onze factuur zet de btw apart, op bedrijfsnaam. Zit je bedrijf in een ander EU-land dan Nederland, dan verleggen we de btw na een controle van je btw-nummer bij VIES. Dan speelt de Nederlandse aftrek niet, maar de regels van je eigen land.

Relatiegeschenken en de winst

Een relatiegeschenk is voor de winst meestal een zakelijke uitgave. Voor sommige kosten, zoals eten, drank en representatie, gelden in de inkomstenbelasting en de vennootschapsbelasting beperkingen; de Belastingdienst noemt die gemengde kosten. Welke kosten bij jouw onderneming beperkt aftrekbaar zijn en hoe je dat het beste boekt, bespreek je met je boekhouder. Daar gaan we in dit artikel niet verder op in.

Zo regel je het fiscaal slim

1. Kijk vóór het najaar naar de vrije ruimte. Hoeveel is er dit jaar al gebruikt? Dan weet je of een kerstgeschenk er nog in past.
2. Wijs het geschenk aan als eindheffingsloon. Laat je salarisadministratie weten dat het in de vrije ruimte valt.
3. Houd personeel en relaties apart. Aparte bestellingen of aparte regels op de factuur maken de administratie eenvoudig.
4. Tel per ontvanger voor de btw. Tel alle geschenken en voorzieningen per medewerker of relatie over het hele jaar op en vergelijk met de € 227 exclusief btw.
5. Bewaar de factuur met de btw apart. Die heb je nodig voor je btw-aangifte en voor de loonadministratie.
6. Plan de levering. Een geschenk voor kerst moet op tijd binnen zijn; kijk op de kerstpagina voor bedrijven voor de uiterste besteldag.

Checklist voor je geschenk aan personeel of relaties

• Is het voor personeel of voor relaties, of voor allebei?
• Past het geschenk voor personeel in de resterende vrije ruimte van dit jaar?
• Is het geschenk aangewezen als eindheffingsloon in de loonadministratie?
• Blijft het totaal per ontvanger onder de € 227 exclusief btw, of mag de ontvanger zelf de btw volledig aftrekken?
• Heb je een factuur op bedrijfsnaam met de btw apart?
• Heeft je boekhouder de keuzes gezien, zeker bij grotere aantallen?

Bronnen

• Belastingdienst, werkkostenregeling: vrije ruimte 2026 en eindheffing van 80%. Geraadpleegd op 26 september 2026.
• Belastingdienst, Handboek Loonheffingen 2026: gebruikelijkheidstoets en de waarde van verstrekkingen. Geraadpleegd op 26 september 2026.
• Belastingdienst, personeelsvoorzieningen en relatiegeschenken: de drempel van € 227 en de uitzondering voor ondernemers. Geraadpleegd op 26 september 2026.

Je volgende stap

Wil je rackets met jullie logo als personeelscadeau of relatiegeschenk, bekijk dan padel merchandise voor bedrijven met de rekenvoorbeelden en de zakelijke afspraken. Heb je alleen een logo, dan maakt de ontwerpservice het ontwerp gratis. Voor een prijs op jullie aantal vraag je een offerte aan. Meer ideeën voor klanten staan in relatiegeschenk voor padelliefhebbers.